Hoe werkt Trudy?

1

Wij stellen de juiste vragen

Trudy heeft een vaste set aan vragen klaarstaan die gesteld kunnen worden aan de trainers/coaches binnen uw club. Vanwege onze jarenlange ervaring in de sportwereld hebben wij vragen opgesteld en in een bepaalde volgorde gezet. Deze volgorde hangt samen met het verloop van een seizoen. In september stel je andere vragen dan vlak voor de winterstop.

2

Verbind met uw organisatie

De beste manier om eerlijke feedback te verkrijgen is om een verbinding te creëren tussen u als voorzitter en de rest van de club. De eerste stap om dit te doen is via de ijsbreker vragen. 5 leuke vragen waarin u zich als beheerder van Trudy voorstelt. Hierna krijgen alle andere gebruikers en elke nieuwe trainer/coach de antwoorden op uw ijsbreker vragen te lezen en kunnen ze deze zelf invullen.

3

Verkrijg continu en eenvoudig feedback

De gebruikers van Trudy hoeven nergens een account voor aan te maken, maar kunnen de wekelijkse vragen eenvoudig en simpel via de mail beantwoorden. Bij het invoeren van hun antwoord kunnen zij ervoor kiezen of zij het bericht enkel willen tonen aan de beheerder of ook aan alle andere trainers/coaches.

Trainers/coaches krijgen wekelijks 1 vraag in hun mail toegestuurd. 

4

Creëer een eerlijke en open cultuur

Tegelijk met de mail van de daaropvolgende week, worden de antwoorden op de vraag van de afgelopen week gedeeld onder alle trainers/coaches. Op deze manier leren zij elkaar steeds beter kennen. Als beheerder van Trudy kunt u via de website inloggen om alle antwoorden terug te lezen en de vragen te wijzigen.

5

Onderneem actie en verbeter uw sportclub

Door het analyseren van de antwoorden komt u als sportclub zaken te weten waarvan u van te voren niet op de hoogte was. De taak van de beheerder van Trudy Vraagt is om de bevindingen door te koppelen naar de desbetreffende persoon binnen het bestuur zodat er actie kan worden ondernomen naar aanleiding van de antwoorden.

Blijkt er bijvoorbeeld uit een vraag dat trainers/coaches graag meer ondersteuning willen krijgen bij het geven van trainingen? Dan kunt u dit als beheerder terugzien in de antwoorden en dit doorkoppelen naar de trainingscoördinator. De trainingscoördinator kan er dan voor zorgen dat hij/zij vaker op de velden aanwezig is om trainers/coaches te helpen. Op deze manier kunt u vraag per vraag uw sportclub verbeteren.

Veelgestelde vragen

Welke functionaliteiten bevat Trudy?

Trudy’s huidige functionaliteiten:

  • het automatisch versturen van één wekelijkse vraag en de daarop volgende samenvatting mail met alle antwoorden;
  • inzicht in het responspercentage per gestelde vraag;
  • reminder sturen naar trainers/coaches die de laatst gestelde vraag nog niet hebben ingevuld;
  • dashboard met inzicht in de antwoorden op alle vragen, een overzicht van alle trainers/coaches binnen Trudy Vraagt en een tijdlijn met aankomende en gestelde vragen;
  • de beheerder heeft per vraag de mogelijkheid om een CSV export te maken van de antwoorden om deze te analyseren;
  • trainers/coaches kunnen een pasfoto toevoegen die bij de antwoorden getoond wordt;
  • beheerder kan zelf leden toevoegen of op inactief zetten.

Trudy’s toekomstige functionaliteiten:

  • beheerder kan zelf vragen opstellen, verwisselen van positie of verwijderen;
  • beheerder kan zelf reminders sturen naar trainers/coaches die laatste vraag nog niet hebben ingevuld.

Wie is de beheerder van Trudy Vraagt en wat is zijn/haar taak?

Als sportclub kan u zelf beslissen wie de Trudy Vraagt beheerder is. In veel gevallen zal dit de voorzitter of de trainingscoördinator binnen de club zijn. Zijn/haar taak is om alle binnenkomende antwoorden te lezen en deze vervolgens door te koppelen naar de desbetreffende persoon binnen de club die actie kan ondernemen in reactie op de antwoorden.

Blijkt er bijvoorbeeld uit een vraag dat trainers/coaches graag meer ondersteuning willen krijgen bij het geven van trainingen? Dan kunt u dit als beheerder doorkoppelen naar de trainingscoördinator die dan vaker op de velden langs kan lopen om trainers/coaches te helpen.

Wat is de rol van Trudy Vraagt?

Trudy levert software die het voor uw sportclub mogelijk maakt om wekelijks een vraag te stellen aan uw trainers/coaches. Wij stellen de vragen voor u op vanuit onze expertise in de sportwereld, maar u heeft ook zelf de mogelijkheid om vragen te creëren. Dit is in grote lijnen waar de rol van Trudy stopt.

Door het stellen van vragen ontdekt u als club belangrijke zaken. Het is de verantwoordelijkheid van de club om iets met deze ontdekkingen te doen. Indien u hier behoefte aan heeft dan zouden we u kunnen begeleiden, maar onze taak is in beginsel het aanleveren van vragen en software zodat u als club dingen gaat ontdekken en hier zelf naar kunt handelen.

Kan ik het Trudy Vraagt abonnement maandelijks opzeggen?

Nee, dit is niet mogelijk aangezien alle vragen voor het komende jaar in het systeem te zien zijn. Vanwege deze reden sluit je een abonnement af voor 12 maanden. Indien uw club in het midden van het seizoen een abonnement afsluit dan zal het abonnement vanaf dit moment één jaar duren.

Wat wordt er met de vergaarde informatie gedaan?

Bij het invullen van elke vraag kan de trainer/coach ervoor kiezen of zij het antwoord enkel willen delen met de beheerder, of met de beheerder én alle andere trainers/coaches. Indien zij voor deze laatste optie kiezen dan wordt zijn/haar antwoord verwerkt in de samenvatting mail van die week daarop met alle andere antwoorden van trainers/coaches die voor deze optie hebben gekozen.

De antwoorden die trainers/coaches geven zullen wij als Trudy Vraagt wegens privacyredenen niet verder delen.

Trudy Vraagt en de AVG. Hoe zit dat?

Met ingang van de privacywetging (AVG) is het belangrijk dat de bescherming van persoonsgegevens goed geregeld is. Bij Trudy Vraagt houden we daarom rekening met de volgende zaken.

Trudy Vraagt is onderdeel van LISA. Voor het meerendeel van alle tennis- en hockey verenigingen is het daarom niet nodig om een aparte overeenkomst met Trudy Vraagt te hebben. De verwerkersovereenkomst tussen jouw vereniging en LISA is voldoende.

Over de persoonsgegevens: wij slaan bij Trudy Vraagt 3 zaken op in onze database. De naam, het e-mailadres van de gebruiker en de naam van de vereniging.

Alle antwoorden op de vragen worden verzameld in het Trudy Vraagt account waar de beheerder van de club inloggegevens van heeft. Indien de vereniging stopt met het gebruik van het systeem worden de gegevens aan de vereniging overgedragen en verwijderd uit de database.

Trudy Vraagt maakt geen gebruik van tracking-cookies. De software wordt gehost bij KPN Interned Services in Purmerend. Er kunnen geen derde partijen bij de data.

Opt-out
Een belangrijke AVG vereiste is de mogelijkheid voor gebruikers om zich gemakkelijk uit te schrijven. Bij Trudy Vraagt kunnen deelnemers zichzelf daarom op ieder moment uitschrijven op de e-mails. Onderaan elke mail is een afmeld-knop te vinden.  Daarnaast kunnen Clubs op ieder moment stoppen met de tool.